Międzyzdroje testują AI do aktów notarialnych, praca urzędnika krótsza pięciokrotnie

Wicepremier i minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski odwiedził w poniedziałek urząd miejski w Międzyzdrojach, by ocenić działanie systemu ExtrAct, który od siedmiu miesięcy pomaga tamtejszym urzędnikom analizować akty notarialne, księgi wieczyste i dokumenty podatkowe od nieruchomości. Według ministerstwa narzędzie skraca pracę urzędnika średnio pięciokrotnie.

Co pokazano w Międzyzdrojach

ExtrAct to system typu proof of concept stworzony przez Instytut Badawczy IDEAS, finansowany przez Ministerstwo Cyfryzacji. Narzędzie automatycznie skanuje i analizuje dokumenty notarialne oraz wpisy w księgach wieczystych, generując z nich skrócone podsumowania, które wcześniej urzędnicy musieli przygotowywać ręcznie.

Gmina Międzyzdroje została wybrana do testów nieprzypadkowo. Jako popularna miejscowość turystyczna nad Bałtykiem generuje wyjątkowo dużo transakcji notarialnych związanych z obrotem nieruchomościami, a same akty bywają obszerne, liczą nawet kilkadziesiąt stron.

Pięciokrotne przyspieszenie

Krzysztof Gawkowski podkreślił, że skala oszczędności czasu pracy jest znacząca. Zamiast pięciu pracowników potrzebnych miesięcznie do obsługi aktów notarialnych, po wdrożeniu systemu wystarcza jeden. To przekłada się bezpośrednio na możliwość odciążenia mniejszych urzędów, które często zmagają się z brakami kadrowymi.

To rozwiązanie skróci pracę urzędnika średnio pięć razy. To znaczy, jeżeli potrzebowaliśmy do zarządzania aktami notarialnymi pięciu pracowników w ciągu miesiąca, to dzisiaj potrzebujemy jednego - Krzysztof Gawkowski, wicepremier, minister cyfryzacji

Burmistrz Międzyzdrojów Mateusz Bobek potwierdził, że efekty widać w codziennej pracy urzędu. Zadania, które wcześniej zajmowały urzędnikom kilka godzin, dziś zamykają się w kilku minutach, dzięki automatycznemu skanowaniu i podsumowywaniu dokumentów.

Stwierdziliśmy, że ze względu na specyfikę gminy Międzyzdroje, z dużą ilością aktów notarialnych, a niektóre z nich liczą kilkanaście, kilkadziesiąt stron, jesteśmy w stanie, po przeskanowaniu tych dokumentów, uzyskać szybkie podsumowania. Coś, co ręcznie zajmowałoby nam kilka godzin, skracamy do kilku minut - Mateusz Bobek, burmistrz Międzyzdrojów

Opór wobec zmian

Wdrożenie nie obyło się bez oporów. Bobek zaznaczył, że część kadry urzędu ma za sobą 30-40 lat pracy w administracji i przyzwyczajenia związane z papierową dokumentacją nie znikają z dnia na dzień. Zaufanie do narzędzia budowało się stopniowo, w miarę jak system był dopracowywany i wprowadzano kolejne udogodnienia.

Obecnie z ExtrAct korzysta siedmiu pracowników urzędu miejskiego w Międzyzdrojach, a roczny koszt utrzymania systemu dla gminy wynosi około 20 tysięcy złotych. To kwota, którą ministerstwo określa jako symboliczną w porównaniu z potencjalnymi oszczędnościami czasu pracy.

Plany rozszerzenia na inne gminy

Ministerstwo Cyfryzacji zapowiada skalowanie rozwiązania poza Międzyzdroje. Gawkowski wskazał, że celem jest udostępnienie systemu nie tylko dużym metropoliom, ale przede wszystkim mniejszym gminom, które zwykle mają mniej zasobów kadrowych i informatycznych do samodzielnego wdrażania podobnych narzędzi.

Wśród miejscowości branych pod uwagę do kolejnych etapów testów wymieniane są Gdynia, Łódź i Częstochowa. Na inwestycje w sztuczną inteligencję w administracji publicznej resort planuje przeznaczać rocznie około 30 milionów złotych.

Co to oznacza dla polskich urzędów

Przykład Międzyzdrojów pokazuje, że automatyzacja pracy z dokumentami urzędowymi za pomocą AI wychodzi już poza fazę zapowiedzi i trafia do realnych, choć wciąż niewielkich, wdrożeń w polskich gminach. Dla mniejszych samorządów, które od lat borykają się z brakiem rąk do pracy przy obsłudze rosnącej liczby transakcji nieruchomościowych, narzędzia tego typu mogą stać się realną alternatywą dla zatrudniania kolejnych pracowników.

Kluczowym testem pozostanie jednak to, czy system sprawdzi się przy skalowaniu na urzędy o innej specyfice dokumentów i innym natężeniu spraw niż niewielka, choć obciążona turystycznym ruchem nieruchomości, gmina nadmorska. Ministerstwo Cyfryzacji zapowiada, że kolejne miesiące pokażą, czy pięciokrotne przyspieszenie pracy urzędników da się powtórzyć w większej skali.